STK’larda Kurumsal Öz Değerlendirme modelini Anadolu Üniversitesi’nden Prof. Dr. Köksal Büyük ile konuştuk. Kendisine çok teşekkür ederiz.
Kurumsal Öz Değerlendirmenin STK’lar açısından önemi nedir?
Buna pek çok yönden cevap verilebilir. Çünkü her STK’ya göre cevap farklı olabilir. Her STK’nın farklı bir amacı ve büyüklüğü söz konusu. Şöyle bir benzetmeyle konuyu açabiliriz: Eğer gömleğimizin ilk düğmesini doğru iliklersek, diğer düğmeleri tekrar açıp kapatmak zorunda kalmayız. Öz değerlendirme de işte böyle bir süreçtir. Yanlış sonuçlar elde ederseniz ya da elinizdeki sonuçları manipüle ederseniz sonraki süreçleri de etkilersiniz. Yapılan bir yanlışı düzeltmeye kalktığınızda da tekrar başa dönersiniz. Bu yüzden nelere ihtiyacımız olduğunu ya da nelere ihtiyacımız olmadığını öz değerlendirme sürecinde belirleriz.
Öncelikle yöneticilerin öz değerlendirmeye neden ihtiyaç duyduklarını kavramaları gerekir. Öz değerlendirmede elde ettiğimiz sonuçlar, stratejik planları hazırlamada bir rehberdir.
Bu da faaliyetlerde daha kuramsal ve analitik düşünmeye ve sorumlu olmaya iter. Öz değerlendirme yaparak hem bağışçılara hem de gönüllülere karşı hesap verebilirliği, şeffaflığı
sağlamak, yönetsel açıdan da etkinlik ve verimliliği arttırmak mümkündür.
Güçlü yönlerin devamlılığını sağlama, zayıf yönlerin ise mümkün olan en kısa sürede ortadan kaldırılmasına yönelik çabalar, STK’lar açısından önemli bir konudur. Bunları sağlayan
öz değerlendirmedir. Tercihlerimizde zayıf yönlere bakan bir tehdit varsa tehdidin varlığını
ortadan kaldırmak veya önemsizleştirmek doğrultusunda öne çıkmaya başlar. Çoğumuzun
yaptığı hata şudur ki; süreçlere ve detaylara aşırı odaklanırız ve sonucu ıskalarız. Bu hataya
düşmemek için, amaçlara yoğunlaşacağız. Amaçlarımızdan sapmalar varsa, bu sapmaları
tespit ederek önlemlerimizi almamız lazım.
Kurumsal Öz Değerlendirme STK’ların yönetimsel sorunlarına ne gibi çözümler getiriyor?
STK’lar öz değerlendirme yaparak stratejik amaçlarına odaklanırlar. Elde ettikleri sonuçların amaçlarına ulaşmadaki katkısını görmeye çalışırlar. Üst yönetimin öncelikle mevcut durumu ortaya koyarak, eldeki kaynaklar ile nasıl güçlenebileceğini tespit etmesi gerekir. Ölçemezseniz, yönetemezsiniz. Dolayısıyla, başarı ya da başarısızlıktan da bahsedemezsiniz. Başarıyı göremediğinizde bu başarıyı devamlı kılmayı amaçlayan ödüllendirmeleri yani motivasyonları da sağlayamazsınız. Neleri eksik ya da yanlış yaptığını bilemeyen bir STK, kendini düzeltemez.
Nihai amaç kar ya da performans maksimizasyonu değildir. Özel sektörle aradaki farklardan birisi budur. Faaliyet gösterdiği toplumsal zeminde kıymetli sosyal sonuçlar ve sosyal fayda üretme çabasındayken, yönetsel sorunların farkında olmak ve çözüm bulmak şarttır. STK’lar, yönetsel sorunlarını tanımlayabilmek için öz değerlendirme yapmak durumundadır. Sorunların ne olduğunu tespit etmeden bir geliştirme yapmak mümkün değildir.
STK’larda Kurumsal Öz Değerlendirmeyi kurumsal etik açısından nasıl değerlendirirsiniz?
Stratejik niyet, gelecekte ulaşmaya çalıştığımız isteklerdir. Bunun için tüm kaynaklar, avantaj ve yetenekler seferber edilir. Yürütülen stratejik faaliyetler, aynı zamanda onun stratejik niyetini de büyük ölçüde ortaya koyar. Öz değerlendirme sürecinin STK’nın istikbali için önem arz ettiğinin yöneticiler tarafından benimsemesi ve sürecin STK’nın stratejik niyetinde yer alması gereklidir. Yöneticilerin bu tutumu, şunu netleştirir: Öz değerlendirme acaba organizasyonel gelişim için anlamlı bir adım mıdır yoksa sadece dışarıdan iştirak eden bağışçıları tatmin etmek veya içeridekileri sakinleştirmek için kozmetik bir egzersiz midir? Eğer anlamlı bir adım olması isteniyorsa, öz değerlendirmeye yöneticilerden ve icra kurulu başkanından, gönüllülere kadar uzanan bir yelpazede tam destek verilmelidir. Kurumsal etik kültürü böyle bir örgüt ikliminde oluşur. Neyin doğru, neyin yanlış yapıldığı sağlıklı bir öz değerlendirme yapmadan belirlenemez. STK’lar toplumsal katkıyı sağladıkları ölçüde misyonlarına bağlıdır. Öz değerlendirme yapacaksınız ki, tüm paydaşlar nezdinde kurumsal saygınlık ve güven sağlayabilesiniz. Görev ve yetkilerin şahsi menfaat amaçlı kullanılıp kullanılmadığının tespiti ancak öz değerlendirmeyle mümkündür. STK kaynaklarının amaçlar doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığı hem bağışçılar hem de gönüllüler açısından önemlidir. Aslında öz değerlendirme süreci, etik ilkelerin kontrolünde de kritik rol oynar. Eşitlik, dürüstlük, tarafsızlık, sorumluluk gibi kurumsal etik ilkelerin kontrolünde öz değerlendirme kritik rol oynar.
Kurumsal Öz Değerlendirme modelini STK’ların kurumsallaşması hususunda nasıl konumlandırabiliriz?
Maalesef ülkemizdeki STK’larının çoğunluğunun kurumsallaşabildiğini söyleyemeyiz. Öz değerlendirme, bir gelişim modelidir. Sürekli iyileştirmeyi ve geliştirmeyi amaçlar, sistematik ve düzenli gözden geçirmeyi esas alır. Böyle bir gelişim modelidir. Nihayetinde kaynaklarınızı amaçlarınız doğrultusunda ne ölçüde kullandığınızı tespit etmek istediğinizde öz değerlendirme yapma ihtiyacı doğar. Bir başka deyişle kurumsal öncelikleri tespit etmekte çok işimize yarar. Yönetim, öncelik sıralamasını ekipleriyle paylaşmalıdır. Kurumsal değişim ve gelişimin gereklerini, nedenleri nelerdir, hangi adımlar atılmalıdır? Bunları, paylaşmalıdır. Bu sayede STK’ların kurumsallaşmasına katkı sağlayabilecek adımlar atılmış olur.
Kurumsal değişimin ilk ve en önemli adımı, üst yönetimin onayı ve inancıdır. Değişime
inanmayan ve ısrarcı olmayan üst yönetim, başarılı bir değişim yönetimi sergileyemez. Bu
yüzden, öz değerlendirme sisteminin kurumsallaştırılmasında da yeterince etkin olamaz.
İstenilen sonuçlara ulaşabilmek için çalışanlara gerekli yetki ve sorumluluğun, desteğin ve
eğitimin verilmesi gerekir. Üst yönetim öz değerlendirme sürecinde, kürek çekme yerine
dümende olmalıdır yani sürecin sağlıklı işlemesine odaklanmalıdır.
Son olarak öz değerlendirme sırasında yaşanabilecek olası zorluklara karşı tavsiyeleriniz nelerdir?
Öz değerlendirme yapmanın “en iyi” yolu bir tane değildir. Hatta böyle bir durum olmamalıdır. Çünkü iyi bir öz değerlendirme koşullara, STK’nın karmaşıklığına ve bağlamına bağlıdır. Karmaşıklık derecesinden kasıt, STK’nın, geçmişi, yaşı, büyüklüğü, çeşitliliği, coğrafi dağılımı, finansman kaynakları, eylem bağlamı vb. bileşenlerdir. Tüm STK’lar, öz değerlendirme ilgili genel ilkeleri benimseyip kendilerine has bir öz değerlendirme sistemi geliştirmeli. Önemli olan öz değerlendirme sürecinin temel ilkelerini anlamak ve içselleştirmektir. Kuruma bu süreçte rehberlik edebilecek uygun yöntem ve araç bileşenini seçip bunları kendi STK’nıza göre uyarlayabilmektir.
STK temsilcileri ile yapılan yüz yüze görüşmelerde de öz değerlendirme sürecinin iyi anlaşılmadığını tespit ettik. Özellikle personeli öz değerlendirmenin önemi hakkında gerektiği
gibi motive edememe ve bu sürecin angarya gibi algılanması gibi bir risk var. Hatta bazı
yöneticilere göre öz değerlendirme süreci gereksiz iş yükü ortaya çıkaracak ve çalışmalara
bir etkisi olmayacak. Bazı yöneticiler de demiştir ki: Evet, bunun çok faydalıdır, fakat nasıl yapılacağını bilmiyoruz. Özellikle öz değerlendirme sürecinde analizlerin ve kontrollerin
yapılması için gereken verilerin birçoğunun düzenli tutulmadığı görülmüştür. Öz değerlendirmede ispata dayalı, net ve anlaşılır ifadeler yazmak önemlidir. Kontrol sürecindeki tespitlerin hemen hepsi rasyonel verilere dayanmalıdır. Kanıta dayalı göstergelerden hareketle iyileştirilecek ya da vazgeçilecek alanlar tanımlanmalıdır.
Editör Notu: Bu röportaj daha önce, İLKE Vakfı bünyesinde kurulan TODAM tarafından hazırlanan “Türkiye’de Sivil Toplumun Gündemi” bülteninin Mayıs 2021 sayısında yayımlanmıştır.
