Yönetim ve Organizasyon Kapasitesini Artırmanın Önemi
Her kuruluş gibi STK’lar da gayelerine ulaşmak ve faaliyetlerini daha etkin ve verimli yürütmek için belli bir yapılanma (örgütlenme) oluşturur ve bir yönetim anlayışı ile yönetilirler. Gönüllülük temelinde çalışmak bu süreçte STK’ları diğer kurum ve kuruluşlardan ayırır. Buna karşılık diğer kuruluşlardaki pek çok yönetim ve organizasyon faaliyeti STK’lar için de geçerlidir.
Gönüllü çalışıyor olmak STK’ları iyi yönetim sorumluluğundan muaf tutmaz. Aksine, bir gaye için kurulmaları ve gönüllü çalışıyor olmaları STK’lara bu konuda daha fazla sorumluluk yükler. Bu bağlamda STK’lar için yönetim ve organizasyon kapasite, yetkinlik ve performanslarını geliştirmeleri öncelikli ve temel bir meseledir diyebiliriz.
Bir STK yetkinlik meselesini ele aldığı zaman ise şu soruları kendisine sormalıdır:
- Mevcut bilgi ve becerilerimiz bugünkü ve gelecekteki çalışmalarımızı etkin yürütmek için ne kadar uygun? Değişen koşulların ve ihtiyaçların ne tür bilgi ve beceriler gerektirdiğinin farkında mıyız?
- Bu koşullara ve ihtiyaçlara cevap verebilmek için bilgi ve becerilerimizi ne kadar yenileyebiliyoruz?
- Bu konuda ne kadar çaba harcıyoruz?
- Yetkinlikler sadece kişisel bir konu olmayıp STK’nın kolektif yetkinliği olarak da, hatta daha fazla böyle, anlaşılmalıdır.
- Bir sivil toplum kuruluşu, yapılanması esnasında nelere dikkat etmelidir?
STK’ların; gayesini, faaliyet alanını ve ölçeğini dikkate alarak yapılanması gerekir. Yapılanma ya da diğer bir ifade ile örgütlenmenin temel amacı faaliyetleri yürütürken “iş”, “işlem” ve “ilişki” tekrarlarını azaltmaktır. Bu yolla kurulmuş bir organizasyonlar STK’ların aynı imkân ve kaynaklar ile daha fazla sonuç elde etmesini sağlar. Çünkü iş, işlem ve ilişki tekrarları sadece zaman ve kaynak israfı doğurmaz, aynı zamanda kuruluşa ve yöneticilere güveni düşüren, heyecanı azaltan, motivasyonu aşağı çeken, çalışanları geliştirmek yerine körelten bir ortamı doğurur.
Bu kapsamda bir STK’nın kuruluş amacında belirtilen temel faaliyet konularına yoğunlaşması önemli olmakla birlikte, bir organizasyon için gerekli diğer temel işlevleri de (mali işler, insan yönetimi, fiziksel kaynakların yönetimi, tanıtım vb.) dikkate alarak bir organizasyonel yapı kurması önem arz etmektedir. Bu yapılanmada STK’larda zorunlu olan genel kurul, mütevelli heyeti, yönetim kurulu ve denetim kurulu gibi organların yanında, kendi ihtiyaçlarına göre oluşturdukları komisyonlar, birimler, alt görevler gibi organlar da yapılanmanın konusudur. Aynı zamanda kurum içindeki işleyiş ve akışın düzenlenmesi de yapılanmanın konusudur. Bu kapsamda genel geçer bir yapılanmadan bahsedilemez. Yapılanma belli ilkeleri olan ancak STK’nın özellikleri, ölçeği, kadrosu vb. faktörler dikkate alınarak şekillendirilmesi, özelleştirilmesi gereken faaliyettir. Yapılanma sadece tasarlanan bir teknik çalışma olmayıp aynı zamanda STK’nın sosyal gerçekliğini de dikkate almayı gerektirir. Yapılanmanın önemini şöyle ortaya koyabiliriz. Ne kadar nitelikli insana ve diğer kaynaklara sahip olursanız olun yapılanmanın (ya da yapılanmamanın) verdiği imkan kadar nitelikler sonuca dönüşür.
Klasik bir örnektir: Kaptan ne kadar yetenekli olursa olsun geminin tasarımında olan özelliklerin sağladığı kadar yeteneklerini kullanabilir. STK’ların kuruluşlarını değer katan kuruluşlar haline getirmeleri ve bunu sürekli artırmaları bir sorumluluktur. Bu konuda yapılanma önemli imkân sunan bir araç olarak görülmelidir. Organizasyonel yapılanma insanları ikincil plana atmaz. Aksine insanların merkeze alındığı, onlara işlerini kolaylaştıracak ve hızlandıracak araçlar sunmaktır. Organizasyonel yapı oyalanmak için oluşturulmuş bir oyuncak değil, yapı faaliyet ve işlerimizi iyi daha iyi yapmanın bir aracıdır.
“STK’ların kuruluşlarını değer katan kuruluşlar haline getirmeleri ve bunu sürekli artırmaları bir sorumluluktur.”
Rol ve Görevlerin netleştirilmesi
STK’larda kurucu ekibin rol dağılımını ve rol geçişlerini (icracı ve karar verici) doğru yapabilmesi ve zaman içinde sahip olduğu yetkileri devrederek doğru düzeyde kendilerini konumlandırabilmeleri çok kritiktir. Bu durum hem faaliyetler açısından hem de kuruluşun geleceğe hazırlanması bakımından büyük önem arz etmektedir. STK’larda yönetim düzeyleri arttıkça, bu görevleri yerine getirecek kişilerin nitelikleri ve kompozisyonları da ayrıca önem kazanmaktadır. Yöneticilerin bulundukları düzeye uygun deneyim ve karar verme becerisine sahip olması ya da o yönlerini geliştirmesi gerekmektedir. Ayrıca yönetim kurulu gibi kurulları oluşturulurken farklı katkılar sağlayabilecek bakış açılarının kurula dâhil edilmesi önemlidir.
STK’ların zorunlu organları arasında yer almakla birlikte yeteri kadar işletilemeyen bir organı da denetim kuruludur. İşlev olarak denetime önem verilmesi ve denetim kurulunun aktif olmasının sağlanması STK’ların yönetim ve organizasyon süreçlerinde önemli katkılar sağlayacaktır. Özel sektör ve kamu kurumları kadar olmasa da STK’larda da görev, rol ve sorumlulukların bu kuruluşların özelliklerine uygun tanımlanması ve uygun unvanların kullanılması göz ardı edilmemelidir.
Öte yandan STK’larda da doğru işe doğru profesyonel veya gönüllü alımı kritiktir. STK’lar yapıları gereği hem gönüllü hem profesyonellerle çalıştıkları için görev tanımlarını oluştururken bu durumu dikkate almalıdırlar. Özellikle gönüllüler için görev tanımlarının yapılmaması sonucunda, ya gönüllülerin yapacakları işler belirsiz olmakta ya da gönüllüye uygun görevler verilememektedir. Bu durum da gönüllülerin motivasyonunun düşmesine sebep olan temel faktörlerin başında gelmektedir. Bu yüzden rol, görev ve sorumluluklar vaktinde uygun ve makul biçimde düzenlenmezse, sonraki zamanlarda daha derin ve zor sorunlar olarak STK’ları meşgul etmektedir.
“Özellikle gönüllüler için görev tanımlarının yapılmaması sonucunda, ya gönüllülerin yapacakları işler belirsiz olmakta ya da gönüllüye uygun görevler verilememektedir.”
Yönetim ve Organizasyon başarısı için bazı gereklilikler
STK’ların yönetim hususunda başarılı olabilmeleri için yönetim ve organizasyon altyapısının
iyi kurulmuş olması ve nitelikli yöneticilerin istihdamı ve doğru yönetim yaklaşımlarının uygulanması gerekmektedir. STK’larda kurumsal yönetim altyapısı genel olarak aşağıdaki temel bileşenlerden oluşur: Stratejik yönetim yaklaşımı, organizasyonel yapı, görev tanımları ve iş gerekleri, iş akışları (süreçler), performans göstergeleri (kurumsal karne), toplantı yönetimi sistemi ile raporlama sistemi. Bu kurumsal altyapının tamamlayıcı bir unsuru ve başarı şartı ise nitelikli yöneticiler ve uygun yönetim tarzıdır. Yönetici yetkinlikleri kapsamında STK’ların yönetiminde liderlik, motivasyon, iletişim ve takım yönetimi gibi davranışsal yetkinliklerin altı çizilmelidir.
STK’larda yönetim ve organizasyon bakımından tek bir yaklaşımdan bahsetmek mümkün değildir. Yönetim ve organizasyon tasarımında kurumların içinde bulunduğu koşullara göre farklılık olmalıdır. Bazı STK’lar daha esnek bir yapı gerektirirken, bazılarında daha belirgin kural ve standartlar bulunabilir. Bununla birlikte günümüzde temel bir anlayış olarak STK’ların mümkün olduğu kadar organik ve çevik organizasyon yapılarına ve işleyişine imkân veren biçimde yapılanması kritik bir husustur. STK’larda yönetim yaklaşımı olarak ortak aklı harekete geçiren ve katılımcılığı sağlayan yönetim tarzlarının hem istişare hem de gönüllülük bakımından daha uygun ve etkili olduğunu söyleyebiliriz. Tüm bunlar STK’ların gönüllülük temelinde organize, verimli ve sürekli çalışmayı sağlayabilmeleri için kapasite, yetkinlik ve performans meselesine önem ve öncelik vermelerini gerektirmektedir.
Editör Notu: Bu yazı İLKE Vakfı bünyesinde kurulan TODAM (Toplumsal Düşünce ve Araştırma Merkezi) tarafından yayımlanan aylık bültenlerin Nisan 2021 tarihli sayısında röportaj halinde yer almıştır.
İLKE Analiz için editör tarafından yazıya dönüştürülmüştür.
